O Caminho para a Excelência nos Documentos

Você sabia que muitas empresas perdem grandes oportunidades de se destacar da concorrência simplesmente por não corrigirem erros de formatação e inconsistências nos documentos que criam?

Documentos mal formatados atrapalham a comunicação, geram incertezas, exigem maior esforço e fazem todos perderem mais tempo, especialmente os clientes e stakeholders.

Para evitar isso, muitas empresas distribuem modelos de documentos entre suas equipes, na esperança de resolver esse desafio já na largada. Mas não é isso que acontece. Eles podem ser úteis para gerar documentos, mas à medida que recebem contribuições, surgem novos erros de formatação e falhas até a entrega final.

Portanto, o desafio real é garantir que todos colaborem nos documentos, mantendo suas alterações, inclusões e atualizações sempre alinhados com a formatação que sua empresa definiu para cada tipo de documento. E isso deve ser feito sem causar problemas no conteúdo restante do documento, como índice, sequência dos tópicos, referências cruzadas, entre outros.

Ignorar a importância dessa entrega nos documentos pode prejudicar a imagem da empresa e levar a comparações desfavoráveis com outros players do mercado.

+ Desafios

Já notou que as pessoas não decoram regras de formatação? A maioria saberá dizer qual é o tipo de fonte, uma cor diferente e alguns tipos de tópicos de um tipo específico de documento, e olhe lá.

Para a maioria, formatar pode ser problemático e cansativo. Você já conheceu alguém que precisou seguir de forma impecável as normas da ABNT em um trabalho acadêmico e gostou da experiência? Tem gente que lembra disso com angústia.

Mas em toda empresa, sempre há alguns que estudam a fundo as regras de formatação e decoram boa parte delas. E com certeza se orgulham disso. Porém, por mais que se tornem excelentes no Word, não estarão disponíveis para gastar horas ajustando as próprias contribuições, quanto mais as dos outros que chegam continuamente com erros de formatação.

Essas questões são bem comuns, mas existem muitas outras que com certeza atrapalham o processo de formatação na sua empresa, como prazos apertados, clientes cada vez mais exigentes, profissionais bons de formatação trocando de empresa (ou saindo de férias), novos integrantes replicando formatações erradas, clientes que devolvem as minutas desformatadas esperando receber as novas versões bem formatadas, e por aí vai.

Quer saber como podemos ajudar?

Nossa Solução

O Sistema Thópicos é uma solução simples de usar, desenvolvida para ajudar as diferentes áreas e equipes a manterem suas contribuições alinhadas aos estilos de formatação da sua marca até a entrega final. Isso garante que sua empresa alcance os resultados esperados, enquanto facilita o processo e a vida dos profissionais.